Si estás en el mundo GodÃn, y eres analista o tienes un puesto relacionado con mejora continua o procesos, seguro te has topado con la necesidad de presentar muchos datos o una cantidad de información significativa, lo cual puede representar un gran reto.
¿Cómo presentar de forma efectiva muchos datos o procesos complejos?
Probablemente la forma en la que acomodas la información es todo un lÃo, sin mencionar las recomendaciones que te da tu equipo, que seguro te confunden más de lo que te ayudan. Mientras unos te piden una presentación ejecutiva de 3 diapositivas que incluya toda la historia universal, otros te dicen que la diapositiva tiene muchÃsima información.
La idea de sÃntesis se vuelve compleja; por un lado, resumir demasiado la información podrÃa quitar relevancia, o causar que otros departamentos no puedan visualizar el impacto de sus acciones y caer en suposiciones erróneas; por el otro lado, presentar todos los datos se puede volver eterno y tedioso, lo que nos lleva a la ineficiencia.
Cuando estaba de GodÃn en datos maestros a nivel Latinoamérica me explotaron todos estos problemas. Estaba acostumbrado a hacer neuro presentaciones, que son súper sencillas y claras, pero con tanta información, utilizar este estilo de presentación es inútil y se vuelve ineficiente.
¿Reporte de resultados o presentación?
El principal problema radica en querer utilizar una presentación como un reporte de resultados o como un manual que explique cómo realizar una tarea en especÃfico. Muchas veces se llegan a combinar estas dos herramientas para tratar de ser más eficientes, pero es importante reconocer que son recursos y productos totalmente diferentes.
En realidad, lo que están haciendo es quitar la presentación y utilizar el reporte como apoyo visual, y como el formato es de una PPT o presentación en PowerPoint, se da este tipo de confusiones.
Hay que reconocer que existen ciertas ventajas con presentar los datos mediante un reporte en lugar de una presentación. Se agiliza mucho el trabajo de todos los involucrados. Cada individuo creará una asociación e identificará la información que considere relevante para su trabajo, esto permitirá optimizar las tareas de cada persona, agilizar las consultas y el manejo de información.
Las neuro presentaciones no están hechas para ser utilizadas como resumen o reporte de resultados, por ello tengo 7 consejos para este tipo de reportes, caracterÃsticas que fui aprendiendo para mejorar su impacto y utilidad para la empresa.
7 consejos para tus reportes de alto impacto
Para impactar realmente a tu audiencia hay que hacer muchas cosas que no estoy mencionando en este artÃculo, puesto que me estoy enfocando en los detalles de cómo presentar mucha información, pero recuerda que hablar en público es un arte.
¿Cómo hacer reportes de alto impacto?
- Cuenta una historia
Haz que todos los datos tengan una relación entre sÃ.
- Estilo de tu reporte
Cuida que todo se vea homogéneo.
- Uso de colores
No confÃes en el predeterminado
- Uso de gráficas
Respeta las restricciones de los gráficos
- Permite jugar con los datos
Usa Power BI
- Genera un dato extra
Como el Costo anual Total (CAT)
- Facilita la lectura
Usa Arial
1.- Cuenta una historia
El principal consejo, que se lo agradezco a mi exjefa, tiene que ver con la estructura gráfica. Los datos deben de estar contando una historia, que las personas que estén viendo toda esta BigData, puedan ir relacionando toda la información con una historia, con los sucesos, las causas y los efectos.
Cuanto tú estás presentando es muy fácil, tú estableces la conexión que hay entre cada uno de los datos, pero recuerda que esto es un reporte, no una presentación, asà que es esencial que sea intuitivo para las personas y que ellos puedan hacer esta conexión.
Es difÃcil decir cómo lograr esto, la mayorÃa de las veces se puede lograr con la iconografÃa correcta, pero si tienes dudas, pide ayuda, en especÃfico a alguien que no tenga nada que ver con lo que estás queriendo presentar, si logras que esa persona construya un cuento, aunque no entienda la terminologÃa, lo has logrado.
2.- Estilo de tu reporte
Adáptate a la imagen de tu empresa, utiliza toda la iconografÃa que se ha desarrollado, hacer esto trae varias ventajas. Reflejarás compromiso con la empresa, interés por utilizar el lenguaje empresarial, te permitirá darle mayor seriedad a tu presentación y reflejarás mucho profesionalismo.
Solicita la iconografÃa corporativa.
Realiza esto con seriedad, no solo utilices el logo de la empresa en una esquina. Eso es lo mÃnimo, tienes que ir más allá, investiga con el equipo de comunicación, lee las reglas establecidas por la compañÃa, investiga las diferentes plantillas, Ãconos, tipografÃas, paleta de colores, especificaciones para tablas, gráficas, absolutamente todo.
Por lo general la iconografÃa que genera la identidad corporativa no cambia, pero puede ser que te toque un cambio de imagen, cuida eso. Si la empresa en la que trabajas no tiene toda la identidad corporativa desarrollada, intenta que se parezca lo más que puedas al estilo del logo.
3.- Uso de colores
Parece lo más obvio, pero hay que saber emplear correctamente los colores, si estás utilizando la paleta de colores de la identidad corporativa, usa los colores más fuertes para dar énfasis.
La composición de tu reporte guiará la mirada de tu público, las mismas preguntas que aplicas en las neuro presentaciones se aplican aquÃ, si usas un color fuerte para generar contraste lo más seguro es que la mirada se dirija hacia ese lugar y estarás quitando importancia a todo lo demás.
No confÃes en el predeterminado
Muchas veces al insertar una tabla o una gráfica PowerPoint te pone un color y estilo predeterminado, no te fÃes de que esto realmente combina, si bien el nuevo PPT tiene grandes mejoras al respecto, la realidad es que no sabe que es lo que estás queriendo comunicar, asà que ten cuidado.
Si estás colocando una gráfica, por favor considera que los colores inconscientemente impactarán en tu audiencia, empléalos con responsabilidad, utiliza los colores más fuertes para destacar datos grandes e importantes.
En el caso de que quieras utilizar un sistema de semáforo, verde para indicar datos dentro del rango permitido, amarillo para datos en el lÃmite permitido y rojo para los que están fuera de lo permitido, está excelente, pero utiliza el verde, amarillo y rojo que combinen con la paleta de colores.
4.- Uso de gráficas
En ocasiones pensamos que todos entendemos lo mismo, o leemos lo mismo y no es asÃ, más cuando estamos viendo una imagen. La interpretación crea muchas veces suposiciones erróneas que a la larga traen problemas que pudieron evitarse.
Estoy seguro de que en la preparatoria o en la secundaria viste como utilizar cada una de las gráficas, sin embargo, es posible que en el dÃa a dÃa se te olvide, o que alguno de tus compañeros o superiores te pida algo que no tiene mucho sentido estrictamente hablando.
Respeta las restricciones de los gráficos
Por ejemplo, las gráficas de pastel se usan para representar porcentajes que sumen 100 %; las gráficas de lÃneas cuando se quiere mostrar una tendencia; las gráficas de barras para comparar variables. Si ya no recuerdas nada de esto te recomiendo que investigues un poco, te ayudará muchÃsimo a darte a entender.
Ten cuidado con hacer comparaciones o generar tendencias que no ayuden a llegar a una conclusión importante para los objetivos, si el gráfico no está siendo de utilidad para contar la historia entonces no desvÃes la atención, esto puede provocar muchas dudas y confusiones.
Gráficas de procesos
El error más común es terminar haciendo una diapositiva monocromática que parece un tablero de juego de mesa barato. Mi recomendación es que solo vayas de izquierda a derecha, si la complejidad del proceso no cabe en una diapositiva, te recomiendo vayas de lo general a lo particular, respetando la secuencia de izquierda a derecha.
En estos casos puedes utilizar otras herramientas que te permitan acercarte y alejarte, como Drow.io o Prezi, o bien utilizar hipervÃnculos que faciliten la interacción, pero ojo si la presentación la compartes en PDF los hipervÃnculos dejaran de servir.
5.-Permite jugar con los datos.
Una presentación de muchos datos requiere una alta concentración por parte de los participantes, lo cual es sumamente complicado si la persona únicamente está escuchando; si puedes hacer que tu público interactúe con tus datos, no solo aumentarás tu credibilidad, sino también el interés de tu audiencia.
Ten cuidado, no se trata de pasarles el archivo para que jueguen cuando tú estás presentando, ya que te dejarán de escuchar por estar analizando la información, o darán prioridad a sus pendientes pensando que en un futuro podrán revisar la información. Da un espacio o tú mismo ve moviendo los datos a la hora de hablar.
Usa Power BI.
Mi recomendación es que uses Power BI, a mi gusto es la mejor herramienta de análisis de datos que te permite precisamente generar este juego con tu audiencia, permitiendo que se conviertan en protagonistas de la misma presentación. Si no sabes utilizarlo te dejo un enlace a un curso gratuito en YouTube y te recomiendo te capacites urgentemente en esta herramienta.
Ve algunos ejemplos
6.- Genera un dato extra
Muchas veces se tienen tantas variables que compararlas se vuelve una locura. Tratar de comparar cada uno de los datos solo genera aún más datos que dificultan la presentación y la identificación de correlaciones directas o indirectas.
¿Cómo simplificar los datos? Adicional a la sÃntesis y al análisis previo que se realiza cuando presentas muchos datos, mi recomendación es que generes un dato extra, al igual que en los créditos bancarios con el Costo Anual Total (CAT), el cual sirve para que las personas puedan realizar un comparativo entre créditos rápidamente. De la misma forma hay que generar un dato extra, que te permita hacer comparativos o correlaciones.
Obviamente este dato extra no lo obtendrás de la noche a la mañana, pero de esta forma estarás simplificando la presentación. Quizá sea algo complejo de presentar la primera vez, pero después facilitará el trabajo y entendimiento de todos.
A veces, la única forma de simplificar es con algo complejo. Tengo que confesar que esta parte no llegué a concluirla en el año y medio que estuve en datos maestros, pero era el proyecto en el que estaba trabajando. Si te lanzas a hacer esto no te olvides de hacer todo un estudio antes para identificar el impacto de cada una de tus variables.
7.- Facilita la lectura
Verifica que la tipografÃa facilite la lectura, te recomiendo usar Arial o Calibri, además es importante que utilices la misma a lo largo de todo tu documento, aun en los tÃtulos y subtÃtulos, de esta forma, garantizas que la lectura sea más fluida.
Puedes jugar con el tamaño, subrayado, itálica o negritas, pero todo con prudencia, la idea no es crear una sopa de letras y que se pierda el foco o énfasis que le quieras dar a alguna información en particular.
Espero realmente que estos 7 consejos para elaborar reportes de alto impacto te ayuden a generar cambios significativos, pero, sobre todo, a conectar con tus compañeros y crear un equipo que mejore el ambiente laboral. Si quieres que te ayude en este proceso, contáctame.
