Categorías
Hablar en Público

Comunicación efectiva por Zoom

Todas las implicaciones y lo que necesitas saber para hablar por Zoom

Ya sea por Meeting Zoom, o cualquier otra plataforma de comunicación virtual tienes que cuidar algunos aspectos para que tu mensaje logre impactar a tu público de la forma que buscas.

La gran diferencia es el contexto, anteriormente, tú como orador podías controlar el contexto en el cual hablabas durante una reunión presencial. Podías preparar a la persona para recibir el mensaje, ofreciéndole un café, llevándolo a una sala diferente o quizá controlando la temperatura del lugar para hacerlo confortable, y claramente las distracciones eran compartidas y controladas.

La comunicación a distancia rompe la posibilidad de compartir un contexto generando mucho ruido, y no solo el del camión que pasa fuera de la casa o el perro que ladra, sino ruido mental, esos pensamientos que invaden la cabeza y que están fuera de la conversación.

El ruido en una conversación provoca diferentes reacciones en la audiencia, e identificar cuáles son inducidas por el contexto y cuáles por tu mensaje, es algo muy difícil, casi imposible.

Nuestro mismo contexto afecta nuestra emocionalidad, el ruido se convierte en una distracción y aunque tengamos la “habilidad” de continuar con la conversación pretendiendo que nada pasó, la realidad es que sí sucedió algo, esa distracción impidió que pudieras enfocarte en lo que necesitabas para transmitir tu mensaje. Entonces vamos a lo práctico.

¿Qué es lo que necesitas para mejorar tu comunicación por Zoom?

Ten estrategias para mitigar todas las distracciones, ten en cuenta que una reunión por videollamada es mucho mas cansada que de forma presencial, y aprende del lenguaje cinematográfico.

¿Qué es el lenguaje cinematográfico?

Es de donde provienen los principales errores que cometemos por Zoom, y es completamente normal, la mayoría no tiene ni idea de esto y de lo importante que es a la hora de comunicar.

4 aspectos que cuidar en Zoom

A la mayoría no le preocupan estos aspectos, supongo que es porque sus implicaciones son poco cuantificables, pero son estos 4 aspectos los que te ayudarán a transmitir tus emociones de forma correcta.

Uno, Encuadre y composición en Zoom

Todo lo que está dentro del encuadre es importante. Aunque no es una filmación como tal, es una video llamada, y, por lo tanto, todo lo que sucede en ese pequeño rectangulito, absolutamente todo, comunica algo. Lo que está detrás de ti cuando hablas, si estás justamente en medio o estas en un lado, si se pueden ver tus manos o no.

¿Te has fijado cómo se ve tu encuadre?
¿Te has fijado qué es lo que transmites?

Normalmente, en la cámara del celular puedes activar las líneas guía, que no son más que líneas que nos ayudan a dividir la pantalla. ¿Sabes para qué se usan? La idea es que puedas fragmentar el espacio para poder distribuir los objetos o personas de forma armónica, lo cual te ayudará a dar o reducir importancia a lo que se vea dentro de tu encuadre.

Para el retrato de personas, lo ideal es que la línea superior esté a la altura de los ojos, facilitando así el contacto visual, no te preocupes de dejar más espacio de un lado de la cámara, aprovéchalo con los movimientos de manos.

Posición de la cámara

Estoy seguro, que utilizas la cámara de tu computadora y no está mal, es suficiente para tus reuniones, pero cuida la posición, mira dentro del lenguaje cinematográfico. Déjame enseñarte 3 posibilidades o posiciones más comunes.

Ahora cada una de estas posiciones se utiliza en el cine para evocar en la audiencia diferentes emociones, y aunque quizá no quieras hacerlo, la influencia del cine hace que tu público se sienta diferente.

Como habrás notado, la comunicación para mi es 100 % emocional, si quieres saber más, lee el artículo “El arte de hablar en público”. Por este motivo quiero compartirte las emociones que generan estos diferentes ángulos de la cámara.

Cenital:

Realmente espero que no uses este ángulo, en el cine se utiliza para reflejar algo de muy poco valor, escaso o perdido, dependiendo de la escena también podría reflejar la perspectiva de otro personaje. En cualquier caso, no es un buen ángulo para tus reuniones de Zoom.

Picado:

Piensa en alguna escena con este ángulo de cámara, ¿De qué era la escena? ¿Qué es lo que sientes? ¿Qué sueles ver de esta forma?

Por lo general es como vemos a los niños, y con justa razón si es que su estatura es menor, lo que pasa es que inconscientemente hay una relación entre la altura y la jerarquía, cuando vemos hacia abajo a alguien se puede percibir como inferior, débil, inexperto y con menor capacidad de influencia. Supongo que no quieres ser percibido así.

Normal:

¿Dime que me puedes decir de esta persona? ¿Cómo te sientes al verlo? Por lo general este ángulo se utiliza no solo en el cine, sino sobre todo en las noticias y en mensajes importantes de los presidentes, y no es casualidad lo que transmite esta posición, es igualdad, confianza, cercanía con la persona.

Contrapicado:

Como puedes ver la cámara esta abajo, contrario al picado aquí tú representas al adulto, por eso es que en el cine se utiliza para generar una sensación de grandeza, de superioridad. Es el mejor ángulo para tomar una foto a alguien que está recibiendo un premio, o a un graduado. 

Quizá pienses que es una buena posición para hablar cuando tienes que exponer, y puede ser que así sea, por ejemplo, el podio en los auditorios genera este efecto, solo toma en cuenta que no conectarás tanto con la audiencia y que inconscientemente puedes hacer sentir a la otra persona como inferior a ti.

Nadir:

Realmente espero que nunca hayas tenido una video llamada con este ángulo, es muy provocador, el sentimiento que genera es de sumisión y refleja que no tienes ningún respeto por esa persona. Como probablemente sentiste al ver la fotografía.

Obviamente puedes poner la cámara en puntos intermedios, mi recomendación es que fijes la cámara en normal, pero si conoces la perspectiva que tiene la audiencia de ti y lo que quieres es cambiarla un poco, puedes jugar con los ángulos de la cámara para lograrlo.

Ejemplo de uso de cámara

Supongamos que eres el jefe y sabes que la mayoría de tu equipo incluso te tiene miedo y quieres cambiar esa perspectiva, bueno, en el mundo del Zoom mi consejo sería que subas un poco la cámara, así te verás más pequeño. Quizá hay que hacer otras modificaciones en tu comunicación, pero este ligero detalle puede ayudar.

El mejor ejemplo de cine que puedo darte es el de “La princesita”, te dejo la escena, aunque si puedes ver la película te la recomiendo, es nada menos que de Alfonso Cuarón, supongo que no te sorprende.

Dos, Iluminación

Lo que pasa es que las casas no están diseñadas para este propósito, por lo general tu escritorio está a un lado de la ventana, o peor, tienes una ventana en tu espalda y estoy seguro de que lo acomodaste de la mejor manera, pero para un video puede que no sea la mejor opción.

Necesitas que la luz ilumine tu rostro para que el video se vea con claridad y que no tengas alguna sombra que distraiga a tu público, o que distorsione tu comunicación no verbal. Esto lo puedes lograr con un aro de luz, los que utilizan muchos influencers para grabar sus videos, aunque en realidad cualquier foco sirve.

Ten cuidado con la iluminación del cuarto, por lo general al iluminar desde el techo puede que se genere una sombra en tus ojos, se oscurezca tu cuello, o en mi caso, que la luz se refleje en la cabeza (pelona).  También ten cuidado con la ventana si está en tu espalda, esto va a quemar la imagen (poner un blanco muy marcado) y no se ve nada profesional. Jamás pongas una luz o ventana detrás de ti.

Tres, Audio o volumen

Quizá sea molesto escuchar todos los ruidos, que si ladró el perro, que si pasó el carro del gas, o simplemente tu vecino decidió cortar el pasto. En realidad, estos ruidos no están en tu control, pero puede que muchos otros sí, siempre que te sea posible trata de disminuirlos.

Los audífonos pueden ahorrarle al sistema borrar el sonido de la persona con la que hablas, y un buen micrófono puede ayudar a que tu voz se escuche con mayor claridad, sin ecos o rebotes. Así garantizas una mejor experiencia.

Cuatro, Escenografía

Al igual que la iluminación, estoy seguro de que la ubicación de tu escritorio puede no estar favoreciendo a tu comunicación. El fondo es algo en lo que no nos fijamos, o bueno, no nos fijábamos.

La realidad es que no necesitas de fondo la vista de un pent-house, o las montañas de los Alpes Suizos, y mucho menos la playa. Lo que necesitas es un fondo que no distraiga a tu público y te permita comunicar tu mensaje.

Zoom Backgrounds Funny

Quizá te pareció padre y algo gracioso los filtros que ofrece Zoom, seguro que te gustó irte al espacio o ver como se mueve el mar y la palmera, pero estos “funny backgrounds” en realidad distraen mucho.

Si quieres poner alguna imagen o video como filtro fíjate que se vea bien, que, aunque tú te muevas con naturalidad no salga una sombra de tu fondo real, o peor, que se esté distorsionando a cada rato.

Para poder realmente utilizar un filtro requieres de una pantalla verde en tu espalda, que también esté bien iluminada para que no presente sombras, que tu cámara grabe al menos a 60 fps y tal vez de otras cosas. Mi recomendación es algo simple, ve a una esquina de tu casa, o ponte en una pared lisa.

Productos para potenciar tus video llamadas

Estos son los que yo compre por su relación calidad precio pero si tienes mas presupuesto a lo mejor quieras hacer otra búsqueda y saber que te conviene.

Implicaciones de hablar vía Zoom

Contacto Visual

La habilidad para hacer contacto visual con tu público y recibir retroalimentación ahora se ha complicado. Mi recomendación es que puedas tener una o varias pantallas que te permitan ver a tu público, y sobre todo, que te enfoques en ver a la cámara.

La forma para hacer contacto visual con ellos no es verlos a los ojos, ya que esto en la pantalla de la audiencia parecerá como que estás viendo a otro lado, por eso lo que necesitas es ver a la cámara, así los asistentes podrán verte a los ojos.

Ahora bien, si ves a la cámara te perderás del análisis de la audiencia durante tu discurso, así que tendrás que desviar un poco la mirada a la pantalla donde está tu público, pero por favor, solo hazlo por un breve momento, no queremos que los pierdas.

Hablar sentado

Es posible que se te dificulte un poco hablar mientras estás sentado, o a lo mejor eres de las personas que así lo prefieren y han descubierto que hablan mejor sentados que parados.

Bueno, una de mis reglas favoritas es “siéntete cómodo” así sea parado o sentado, y si eres de los que les gusta caminar un poco, entonces te puedo recomendar los seguidores faciales automáticos, este aparato justamente te sigue, así podrás dar tus cursos sin sentirte atado a una silla. El Pivo Pod Ref es el que te puedo recomendar.

Videos o Audios

Ten cuidado al querer compartir un video y el audio, es posible que tú o que tu público no tenga tan buena conexión a internet, y eso puede desfasar el audio o cortar el video y quebrar toda la emocionalidad que intentabas generar. Mi recomendación es que mandes la liga por chat y des un tiempo para que los participantes puedan verlo o escucharlo, da un break y regresa con alguna dinámica.

Compartir Pantalla

Probablemente esto es lo que haces si tienes una presentación como apoyo visual, y está bien, pero hay veces que lo que necesitas es generar emociones diferentes, simular una mejor interacción y hacer la video llamada más dinámica.

En lo personal a mí me gusta que me vean la mayor cantidad de tiempo, el compartir la pantalla y dejar de compartir a veces genera una sensación de estar en algo cotidiano, para el cerebro no hay sorpresa, así que cuando quiero sorprender y no necesito de una presentación uso OBS.

OBS es un programa que me permite compartir mi pantalla como si fuera mi cámara o cualquier otra imagen e incluso video. Por lo general en los talleres que doy coloco un video de un café mientras estamos en un coffee break y también me permite ir colocando información poco a poco.

Cuando necesito una presentación y esta se puede adaptar a solo unos cuantos puntos me gusta utilizar Video Prezi, pero cuidado que ocupa mucha memoria, así dejo solo PowerPoint para las ocasiones donde presento muchos datos, graficas o procesos.

Asistencia

Zoom tiene un registro de los usuarios que entran a la sesión, y la ventaja de usar esto en lugar de pasar asistencia uno a uno son dos cosas; la primera es que das agilidad, y eso le da otra sensación a tu curso o taller, la segunda es que puedes ver el tiempo que estuvo cada participante y si entró y salió varias veces.

¿Cómo tomar asistencia por Zoom?

  1. Ve a Zoom.us

    La pagina oficial de zoom

  2. Ingresa con tu usuario

    Necesitaras tu correo y tu contraseña

  3. Ve a la pestaña de reportes

    La puedes encontrar del lado izquierdo, dentro del menú

  4. Usage

    Aparecerán 2 opciones Usage y Meeting, ve a Usage

  5. Busca tu reunión

    Busca la fecha de reunión y descárgalo en Excel

Nota importante, deberás contar con los correos electrónicos de los asistentes o poder identificarlos con su nombre ya que algunas personas usan apodos, lo que puede dificultar el proceso, pero siempre será más rápido y eficiente solicitar que coloquen su nombre a esperar que todos digan presente.

Aplicaciones para interactuar en Zoom

Poll Everywhere

¡Mi favorita! Esta herramienta es gratuita y también tiene una versión de pago. Me gusta porque puedes hacer un examen o una encuesta que puede ser anónima y no anónima. Te permite ver los resultados de diferente forma y para colmo se adhiere a tu presentación de PowerPoint, por lo que facilita mucho la integración de estas dinámicas a tu exposición.

Kahoot

Esta herramienta gratuita te permite realizar un examen interactivo, tiene tiempo límite para la respuesta y va poniendo una puntación al participante, lo que puede ayudar a crear un ambiente competitivo. Es colorido, lo que le da una vista muy moderna y adecuada para una audiencia joven.

Socrative

Esta herramienta gratuita te permite realizar un examen y encuestas, tú como administrador tendrás las respuestas y un análisis de cada una de ellas para poder identificar donde hay más dudas o cómo se comporta el grupo.

Mentimeter

Esta herramienta gratuita también tiene una versión premium. Aquí mismo puedes crear tu presentación e ir adicionando varios tipos de preguntas, tu audiencia deberá conectarse con su celular y podrás ver las respuestas en tiempo real.

Edpuzzle

Esta me encanta, recuerdas que mencioné lo difícil que es poner un video y querer compartirlo con tu pantalla, bueno, pues cuando comparto la liga dependiendo del público con el que estoy trabajando, a veces me he percatado que nadie vio el video, así que esta herramienta me permite asegurarme de que lo vieron.

Edpuzzle me permite poner un video y generar preguntas durante el video o al final, no deja adelantarle ni cambiar la ventana y te da un registro de quienes vieron el video.

Otras aplicaciones para Zoom

  • Quizizz
  • ClassFlow
  • Emaze
  • ClassDojo
  • Bloomz
  • Puzzlets
  • Plickers
  • Quizalize

Dinámicas de comunicación por Zoom

Zoom Breakout Rooms

Seguro que ya conoces esta función, por si no lo sabías solo está disponible para los usuarios premium, si tú la vas a utilizar toma en cuenta que la mayoría de las veces los participantes pierden el objetivo. Al igual que de manera presencial cuando se generan equipos en un taller una persona del staff o un instructor se acerca no a participar, sino a dar una guía, podrías aplicar lo mismo y asignar una persona a cada grupo.

En lo personal lo que me gusta de esta herramienta es que, como anfitrión puedes entrar a alguna reunión e ir visitando a los diferentes grupos y establecer un tiempo límite, después de eso regresarían todos al grupo inicial, pero a pesar de todo eso, si no usas bien esta herramienta solo vas a generar una sensación de perdida de tiempo. ¡Cuidado!

Zoom Business

Quizá la interacción que buscas es un poco más compleja que solo usar las aplicaciones para hacer una encuesta a tu público. Si tu junta de trabajo va más allá y necesitas una interacción fuerte, que participen y se envuelvan en el proyecto, lo que tú necesitas es Mural.

Mural es una plataforma que tiene una versión gratuita, con plantillas para que las personas puedan participar he interactuar. Funciona como si estuvieras trabajando en Google Drive, las personas pueden ir haciendo modificaciones en la plantilla sin modificar lo que otros hagan y el trabajo se va guardando de manera automática.

Lo que es verdad es que necesitaran al menos 2 pantallas, en una donde estará la sesión de Zoom y otra donde puedan estar trabajando, pero la interacción esta garantizada.

Si llegaste hasta aquí, muchas gracias, realmente espero que todas estas recomendaciones las sigas y mejores tu comunicación.

Si quieres profundizar en como mejorar tus juntas de trabajo tengo un curso. Recibe la guía que necesitas y transforma tu comunicación, crea equipos de alto rendimiento.

Taller Video Juntas Impactantes

Aprende técnicas de colaboración virtual, para organizar juntas dinámicas y de alto impacto.

Persuade, Influye, Comunica

Incluso por Zoom